ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเป็นกุญแจสำหรับเข้าใช้งานระบบ จึงไม่ควรส่งต่อหรือเปิดเผยให้บุคคลภายนอก รวมถึงไม่ควรเขียนติดไว้ในที่ที่ผู้อื่นมองเห็นได้ การใช้บัญชีร่วมกันทำให้ควบคุมการเข้าถึงและตรวจสอบการใช้งานได้ยากขึ้น
ควรตั้งรหัสผ่านที่คาดเดายาก ไม่ใช้รหัสเดียวกันกับหลายระบบ และเปลี่ยนรหัสผ่านตามนโยบายของหน่วยงาน หากสงสัยว่ารหัสผ่านรั่วไหลหรือมีผู้อื่นทราบ ควรรีบเปลี่ยนและแจ้งผู้ดูแลระบบ
